Registro elettronico degli accessi visitatori.
Questo manuale descrive tutte le funzioni di IngreX. Non tutte sono necessariamente attive sulla vostra installazione: la pagina consultata dal pannello segnala quelle non attive e quelle non disponibili in questa versione.
IngreX registra in modo elettronico le entrate e le uscite dei visitatori della vostra sede, sostituendo il registro cartaceo. Il sistema è conforme al GDPR e prevede tre modalità d'uso:
| Chi | Dispositivo | Cosa fa |
|---|---|---|
| Visitatore | proprio smartphone o tablet reception | si registra in autonomia: via QR da smartphone, oppure al tablet self-service |
| Addetto reception | tablet alla reception | registra entrate/uscite con i badge aziendali |
| Amministratore | PC o tablet | consulta visite, statistiche, gestisce badge e privacy |
Il manuale descrive tutte le funzioni di IngreX, comprese quelle che la vostra installazione non usa. Nessun capitolo viene nascosto: così è possibile vedere cosa il prodotto sa fare e chiedere l'attivazione di ciò che serve.
Quando una funzione non è attiva, il capitolo che la descrive lo dichiara in cima con una di queste segnalazioni:
| Segnalazione | Significato |
|---|---|
| Non attiva su questa installazione | la funzione esiste e può essere attivata su richiesta; l'attivazione la esegue chi vi fornisce IngreX |
| Disponibile su richiesta | funzione opzionale che richiede una configurazione dedicata, concordata separatamente |
| Non disponibile in questa versione | descritta per completezza, ma non ancora realizzata: non è attivabile |
Un capitolo senza segnalazioni descrive una funzione attiva.
Dove il check-in da smartphone non è attivo, la registrazione avviene solo dal tablet di reception: in quel caso alla reception non compare alcun QR code e il capitolo di riferimento è il 3.
Il visitatore non installa nulla: usa il browser del proprio telefono.
Telefono condiviso? Se un'altra persona aveva usato lo stesso telefono, premere "Non sono io" per ripartire dal form di entrata.
Il tablet mostra la pagina di registrazione con procedura guidata passo-per-passo. Può essere usato dall'addetto alla reception oppure direttamente dal visitatore in modalità self-service, eventualmente su indicazione della receptionist. La procedura è identica nei due casi.
Per chi entra spesso e con identità nota (es. il manutentore dei distributori, un corriere abituale) si può assegnare un badge ad accesso libero: alla lettura registra subito l'ingresso senza chiedere nome, cognome e azienda. Al badge è associata la sola azienda (nessun dato personale), che compare nel registro.
Questi badge si creano dal pannello amministratore (sezione Badge).
Selezionare la modalità uscita e passare/inserire il badge: l'uscita viene registrata e compare il messaggio "Arrivederci".
Per evitare registrazioni non autorizzate, alcune operazioni richiedono un PIN che cambia ogni giorno. A seconda della configurazione:
Il PIN si aggiorna automaticamente a mezzanotte. Non serve fare nulla.
/adminLe sessioni scadono automaticamente dopo 12 ore. Dopo 5 tentativi di accesso errati l'accesso viene temporaneamente bloccato per 10 minuti.
Il menu laterale dà accesso a:
| Sezione | A cosa serve |
|---|---|
| Dashboard | colpo d'occhio sulle presenze del momento e azioni rapide |
| Gestione Badge | registrare nuovi badge, modificarli, attivarli e disattivarli |
| Visite | storico delle visite con filtro per data, stampa del registro ed esportazione in Excel |
| Visite Aperte | chi risulta ancora dentro, con la possibilità di chiudere manualmente una visita |
| Statistiche | totali, visite completate, numero di aziende, durata media |
| Registrazioni | le registrazioni più recenti in ordine di arrivo, per un controllo rapido |
| Sicurezza | cambio password, PIN del giorno, attivazione modalità reception |
| Privacy | ricerca e cancellazione/anonimizzazione dei dati di una persona (diritti GDPR) |
| Log Accessi | tracciamento degli eventi (login, creazione badge, chiusure, operazioni privacy, esportazioni e stampe del registro) |
Chiudere una visita rimasta aperta Sezione Visite → Visite Aperte → premere il pulsante di chiusura sulla riga del visitatore (utile se qualcuno è uscito senza registrarsi).
Eliminare una registrazione inserita per errore (se abilitato) Nelle sezioni Visite e Registrazioni premere Elimina sulla riga interessata, verificare nominativo e orario, confermare e indicare una motivazione. La sola visita selezionata viene cancellata definitivamente; se era ancora aperta, il badge viene liberato. L'operazione non è annullabile ed è registrata nel Log Accessi. Il pulsante non compare nelle installazioni in cui l'amministratore di sistema non ha abilitato questa funzione.
Registrare un nuovo badge (installazioni con badge digitati a mano) Sezione Badge → inserire il codice → salvare. Da quel momento il badge è utilizzabile alla reception.
Creare un badge ad accesso libero (fornitore ricorrente) Sezione Badge → + Aggiungi Badge → inserire il codice → spuntare "Badge ad accesso libero" e indicare l'azienda associata → salvare. Alla lettura, quel badge registrerà l'ingresso senza chiedere i dati del visitatore.
Modificare un badge Sezione Badge → pulsante Modifica sulla riga del badge → cambiare le note (badge standard) oppure l'azienda associata (badge ad accesso libero) → salvare. Il codice del badge non è modificabile.
Disattivare un badge (smarrimento, dipendente uscito) Sezione Badge → individuare il badge → Disattiva.
Stampare il registro o esportarlo in Excel Sezione Visite → selezionare l'intervallo di date → Filtra. I pulsanti Stampa ed Esporta Excel agiscono sulle visite filtrate. L'intestazione del registro stampato e il nome del foglio Excel riportano la ragione sociale dell'installazione. Entrambe le operazioni vengono annotate nel Log Accessi.
Attivare la modalità reception sul tablet Dashboard → card Modalità Reception → Abilita su questo dispositivo. Va fatto una sola volta per tablet. Serve anche se il PIN è disattivato: è questa impostazione che abilita il tablet a registrare le uscite.
Stampare il foglio QR per il check-in da smartphone Quando si usa la registrazione dal telefono del visitatore, alla reception va esposto un foglio con il QR code. Dashboard → Azioni Rapide → Stampa QR check-in: si apre una pagina già pronta per la stampa (pulsante Stampa foglio). Il foglio riporta il QR, la data di validità e le istruzioni per il visitatore.
Il QR cambia ogni giorno: il foglio va ristampato ogni mattina (il codice scade a mezzanotte). Conviene aggiungere la pagina di stampa ai preferiti del browser per ritrovarla in un secondo: non serve rientrare nel pannello ogni volta.
Nelle installazioni configurate per la sola registrazione da tablet il pulsante Stampa QR check-in non compare: il check-in da smartphone è disattivato.
Disponibile su richiesta: funzione opzionale che richiede una configurazione dedicata.
In caso di evacuazione serve sapere chi risulta presente in sede: non solo i visitatori registrati, ma anche il personale. IngreX può comporre questo elenco unico e renderlo stampabile da un dispositivo autorizzato, per portarlo al punto di raccolta.
La funzione richiede una sorgente esterna da cui leggere le presenze del personale, che viene collegata in fase di configurazione. Dove non è stata attivata, il comando non compare da nessuna parte.
Come sapere se è attiva sulla vostra installazione: aprire il pannello amministrativo e cercare la sezione dedicata all'elenco di emergenza. Se non compare, la funzione non è attiva e può essere richiesta a chi vi fornisce IngreX.
Ogni dispositivo che deve poter aprire l'elenco viene abilitato singolarmente dall'amministratore, che genera un link di attivazione monouso, valido pochi minuti, e lo apre sul dispositivo di destinazione. L'amministratore assegna a ciascun dispositivo un'etichetta (per esempio la postazione o il ruolo), così da riconoscerlo in seguito.
Un dispositivo smarrito o sostituito si revoca dal pannello, singolarmente, senza toccare gli altri.
Dal tablet della reception l'elenco si apre con una pressione continua di circa un secondo e mezzo sullo schermo: è volutamente poco appariscente, perché la pagina non deve essere raggiungibile per caso.
Il foglio stampato contiene tutte le righe dell'elenco, anche quelle non visibili a schermo, e riporta data e ora della stampa, l'età dei dati, i conteggi e la dicitura Persone risultanti presenti.
La stampa funziona anche senza rete, usando l'ultimo elenco caricato: in un'emergenza la connessione può essere la prima cosa a mancare. In quel caso i dati sono quelli dell'ultimo aggiornamento riuscito, e il foglio lo dichiara.
Il foglio contiene nomi di persone presenti in sede: va distrutto dopo l'uso. La stessa indicazione è stampata sul foglio.
Dopo alcuni minuti di inattività la pagina torna da sola alla schermata di registrazione, senza che il dispositivo perda l'abilitazione.
IngreX è progettato per essere conforme al GDPR:
La scheda del trattamento dati (art. 30 GDPR) viene consegnata separatamente e va conservata dal Titolare del trattamento (il cliente).
Il visitatore deve installare un'app? No. Usa il browser del proprio telefono inquadrando il QR code — o, nelle installazioni solo-tablet, si registra direttamente al tablet della reception.
Perché non vedo il QR code alla reception? Se la vostra installazione è configurata per la registrazione solo da tablet, il check-in da smartphone è disattivato e il QR non viene mostrato. È una scelta di configurazione, non un malfunzionamento.
Cosa succede se il tablet si spegne o perde la connessione? Le registrazioni avvengono sul server: appena il dispositivo torna online tutto è aggiornato. Lo storico non si perde.
Ho dimenticato la password amministratore. Contattare l'assistenza IngreX per il ripristino.
Il PIN non viene accettato. Verificare di usare il PIN del giorno corrente (cambia a mezzanotte). In Sicurezza si può sempre rileggere il PIN aggiornato. Se la vostra installazione ha il PIN disattivato, il campo non compare affatto durante la registrazione.
Posso esportare i dati? Sì. Su richiesta i dati vengono esportati in formato standard, sia durante il rapporto sia alla sua eventuale cessazione.
IngreX — Registro elettronico degli accessi visitatori.